Backoffice / Administrativ koordinator hos Cyklop i Gislaved

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer bland annat att vara:

• Administrativ hantering av kund- och leverantörsärenden
• Uppföljning av offerter
• Uppföljning av beställningar och leveranser
• Planering och administrativt stöd till tekniker och projektledare
• Kundkontakt och löpande kommunikation med olika kontaktytor
• Säkerställa att dokumentation är korrekt och uppdaterad
• Registrering och uppdatering av information i företagets affärssystem
• Samordning och uppföljning av olika administrativa delar i projekten
• Bidra till struktur, ordning och effektiva administrativa rutiner

Rollen passar dig som tycker om att ha överblick, ta ansvar och driva dina egna arbetsuppgifter framåt. Du kommer att ha många kontaktytor och behöver därför vara bekväm med att kommunicera både internt och externt.

För rätt person kan rollen på sikt utvecklas och innebära ett större ansvar. Det kan exempelvis bli aktuellt med personalansvar, där du får möjlighet att leda och stötta medarbetare samt hålla medarbetarsamtal.

Det innebär att vi gärna ser att du har ett intresse för att utvecklas tillsammans med verksamheten och ta ett större ansvar över tid.

Vi ser gärna att du har:

• Tidigare erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom teknik, industri eller projektverksamhet
• God datorvana och lätt för att sätta dig in i nya system
• Erfarenhet av att arbeta i affärssystem
• Goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift
• Förmåga att läsa och förstå ritningsunderlag
• God förmåga att planera, strukturera och prioritera
• Erfarenhet av kund- och leverantörskontakter är meriterande

Erfarenhet av det affärssystem som används i verksamheten är meriterande, men viktigast är att du är systemvana och har lätt för att lära dig nya digitala verktyg.

Som person

För att trivas och lyckas i rollen tror vi att du är en person som gärna tar ägarskap över dina arbetsuppgifter. Du väntar inte på att någon annan ska driva frågan vidare, utan ser vad som behöver göras och tar ansvar för att följa upp tills det är klart.

Du är:

• Strukturerad – du håller ordning även när du har flera saker på gång samtidigt
• Driven – du tar initiativ och ser till att arbetsuppgifter blir genomförda
• Ansvarstagande – du tar ägarskap för dina arbetsområden
• Kommunikativ – du har lätt för att skapa goda relationer med kunder och kollegor
• Noggrann – du förstår vikten av korrekt dokumentation och uppdaterad information
• Lösningsorienterad – du ser möjligheter och arbetar aktivt för att lösa problem

Du behöver inte kunna allt från början. Det viktigaste är att du har rätt erfarenhet, driv och inställning och trivs i en roll där du får ta ansvar och vara en viktig del av verksamheten.