Verksamhetssekreterare hos Kvinnokliniken i Västerås

Arbetsuppgifter

Som verksamhetssekreterare hos oss har du en central och kvalificerad administrativ roll med nära samarbete med verksamhetschef och ledningsgrupp. Du bidrar till att verksamheten fungerar genom att samordna, planera och följa upp administrativa processer i en komplex verksamhet med många kontaktytor.

Arbetsuppgifterna är varierande och innebär bland annat att planera och förbereda möten, samordna kalendrar, ta fram kallelser, dagordningar, presentationer och föra anteckningar och skriva protokoll vid ledningsmöten och samråd. Du bidrar till att skapa struktur, kontinuitet och goda förutsättningar för ledningens arbete.

En viktig och omfattande del av uppdraget är den administrativa samordningen kring läkarnas arbete. Det innebär ansvar för läkargruppens scheman i Heroma samt administration kopplad till läkargruppen i Adacta och Tessa. I uppdraget ingår även att administrera anställningsbeslut och utföra ekonomiadministrativa uppgifter såsom fakturahantering, inköp och uppföljning. Arbetet sker i flera digitala verksamhets- och administrationssystem, däribland Heroma, Tessa och Agresso, och kräver noggrannhet, god struktur och förmåga att förstå hur olika uppgifter och informationsflöden hänger samman. Du behöver kunna sätta dig in i systemens funktioner och hantera information på ett korrekt och ändamålsenligt sätt.

Du har många kontaktytor inom och utanför verksamheten och fungerar som en sammanhållande länk mellan olika enheter, chefer, medarbetare och andra aktörer. Du bidrar också till att utveckla och förbättra administrativa arbetssätt, bland annat genom att använda digitala verktyg för att effektivisera administrativa processer och underlätta kommunikationen. Arbetsuppgifterna kan utvecklas över tid utifrån verksamhetens behov.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning inom exempelvis administration eller kommunikation, gärna mot offentlig förvaltning, alternativt annan utbildning eller erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du har god administrativ förmåga och har goda kunskaper i svenska både i tal och skrift. Du har också goda kunskaper i Microsoft 365 och vana av att arbeta i digitala administrativa system.

Vi ser gärna att du har några års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete. Det är meriterande om du har erfarenhet av att arbeta som chefsstöd och av att arbeta i en komplex och bred organisation. Har du erfarenhet av olika verksamhetssystem som Heroma, Agresso, HSA, Tessa, Adacta och Duva, samt erfarenhet av moderna digitala verktyg och AI-baserade stöd är det också meriterande.

För att lyckas i rollen behöver du vara självgående, strukturerad och ha god förmåga att prioritera. Du tar stort ansvar för dina arbetsuppgifter, ser vad som behöver göras och tar egna initiativ för att föra arbetet framåt. Du kan självständigt planera, prioritera och driva flera uppgifter och processer parallellt, även när förutsättningarna förändras och olika behov behöver vägas mot varandra. Du har förmåga att se både helheten och detaljerna, arbeta noggrant och säkerställa att uppgifter blir korrekt utförda. Samtidigt kan du bedöma när frågor behöver stämmas av eller samordnas med andra.

Rollen innebär många kontaktytor och ställer därför höga krav på samarbetsförmåga, tydlig kommunikation och ett professionellt och serviceinriktat förhållningssätt. Du är flexibel och kan snabbt anpassa dig till ändrade förutsättningar, samtidigt som du är stabil och behåller struktur och fokus även när tempot är högt. Du trivs i en utvecklingsdriven verksamhet där du får bidra med idéer och pröva nya angreppssätt. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Anställningsvillkor

• Tillsvidareanställning, 100%
• Dagtid, måndag-fredag
• Tillträde snarast eller enligt överenskommelse
• Vi tillämpar individuell och differentierad lönesättning